سیستم ارزیابی 360 درجه نیروی انسانی
سیستم ارزیابی عملکرد 360 درجه کارکنان ، نرم افزاری است که می تواند به سازمان ها در ارزیابی عملکرد نیروی انسانی کمک کند . این سیستم بر اساس رویکرد ارزیابی عملکرد 360 درجه در مدیریت منابع انسانی طراحی شده است. در این سیستم هر فرد توسط همکاران، مدیر بالادست، زیردستان و مشتریان سازمانی بر اساس سؤالات منتج از شرح وظایف تخصصی ارزیابی می شود. این سامانه اولین نرم افزاری است که بر اساس این رویکرد طراحی و در برخی از سازمان ها از جمله صندوق بیمه کشاورزی مستقر شده است.
ورود
پس از ورود به صفحه اصلی برنامه کاربر باید با استفاده از نام کاربری و رمز عبوری که از طرف سازمان به او اختصاص یافته است، به عنوان یک کاربر معتبر وارد برنامه شود.
پس از ورود نام کاربری و همچنین رمز عبور، تأییدیه صحت اطلاعات از کاربر گرفته می شود. تا زمانی که موافقت کاربر صورت نگیرد، امکان ورد به سیستم وجود ندارد. کاربران این سیستم با این تأییدیه تعهد می دهند که ارزیابی صحیحی از همکاران یا مشتریان سازمانی و یا زیر دستان و مدیران خود خواهند داشت.
در صفحه اصلی این سامانه اطلاعیه های عمومی و اطلاعیه های شخصی و همچنین امکان تغییر رمز فراهم آمده است.
کاربران این سامانه شامل سه گروه زیر هستند که هر کدام دسترسی های خاص خود را خواهند داشت:
- ادمین سامانه یا مدیریت منابع انسانی سازمان: به تمامی اجزای سامانه و همچنین پنل داده های پایه دسترسی دارد . این کاربر می تواند نتایج ارزیابی تمامی کارکنان را مشاهده نماید. معمولاً مدیرعامل سازمان، معاونین و مدیر منابع انسانی می تواند از چنین جایگاهی برخوردار باشد.
- مدیران واحدهای میانی یا وظیفه ای: این کاربران همان گونه که از نامشان پیداست، دارای دسترسی به کارنامه یا نتایج ارزیابی کارکنان زیر مجموعه خود خواهند بود؛ البته آنها به پنل ادمین یا اطلاعات پایه و همچنین کارنامه سایر کارکنان دسترسی ندارند.
- کارکنان: این کاربران که بیشتر جامعه کاربران این سامانه را تشکیل می دهند، فقط به نتایج ارزیابی و همچنین کارنامه خود دسترسی دارند و می توانند ارزیابی های خواسته شده را انجام دهند.
پنل ادمین
پنل ادمین با زدن کلید ورود اطلاعات پایه قابل مشاهده است و این پنل به عنوان پشتیبان سیستم عمل می کند و حوزه منابع انسانی باید قبل از به کارگیری این سامانه، اطلاعات پایه را در این پنل بارگذاری نماید.
.
دو فایل اکسل باید تهیه و بارگذاری شود که نمونه های آن در این سامانه برای مشاهده گذاشته شده است. در فایل اطلاعات پایه باید داده های زیر برای تمامی کارکنان سازمان تهیه و بارگذاری شود:
- شماره پرسنلی
- نام
- نام خانوادگی
- کد ملی
- نام واحد
- پست
باید توجه داشت که اطلاعات پایه می بایست دقیقاً مانند فایل نمونه تکمیل گردد . ستون ها و سطرها باید مشابه این فایل باشد.
فایل اکسل دوم نشان دهنده ارتباطات بین کارکنان است و تعیین می کند که هر نیروی سازمان توسط کدام یک از همکاران خود باید مورد ارزیابی قرار گیرد.
به منظور تهیه این فایل، ابتدا ادمین یا حوزه منابع انسانی باید خارج از این سامانه فایل اکسل ارتباطات را به صورت زیر برای کل کارکنان مشخص نماید. این فایل به مدیریت منابع انسانی کمک می کند تا مشتریان سازمانی را برای کارکنان خود مشخص نماید.
این فایل تنها یک بار و برای اولین بار در زمان استقرار سامانه تهیه می شود و پس از آن با کمک منوهای دیده شده، می توان تغییرات ارتباطات سازمانی را سریع تر در سامانه وارد نمود.
در پنل ادمین نیاز است تا ارتباطات کارکنان در طی دوره نیز مدیریت شود و برای این منظور منوی مدیریت کاربران تعبیه شده است و ادمین می تواند با انتخاب هر یک از کارکنان، ارتباطات او را با سایر افراد تعیین نماید. با زدن نماد زنجیر در کادر روبروی هر یک از افراد، می توان زیر مجموعه فرد را مشخص کرد. زیر مجموعه به معنی افرادی است که ممکن است زیر دست، بالادست، مشتری سازمانی و یا همکار هم سطح باشند و کارمند مذکور باید ارزیابی آنها را انجام دهد. البته باید توجه داشت که بر اساس اصل تعیین شده، امکان تعریف هر فردی به عنوان زیر مجموعه ارزیابی وجود ندارد؛ بلکه نظام نامه، تعیین کننده زیر مجموعه می باشد.
برای تعیین افراد زیر مجموعه جهت ارزیابی، ابتدا باید در کادر تعیین شده پست را انتخاب کنید و سپس سیستم با کمی فاصله نام فرد را مشخص می کند؛ با استفاده از کلید افزودن، نام و سمت فرد در جدول زیر مجموعه مشخص خواهد شد. می توان در صورت تغییر جایگاه، افراد زیر مجموعه را حذف کرد.
در پنل ادمین می توان نام، سمت و واحد افراد را تغییر داد. در صورت خروج کارمند از سازمان می توان با زدن کلید حذف او را از مجموعه کارکنان سازمان حذف نمود.
منوی شرکت در ارزیابی
پس از ورود به سامانه هر کارمند می بایست ارزیابی افرادی را انجام دهد که در دستور کار دارد. این افراد بلافاصله پس از ورود به منوی شرکت در ارزیابی مشاهده می شوند. البته برای هر فرد با توجه به شرح شغل سؤالاتی تخصصی در نظر گرفته شده است. ارزیابی کننده می بایست برای هر سؤال، گوی ارزیابی را روی عددی که مورد نظر است نگهدارد. سیستم به گونه ای طراحی شده است که نمی توان بیش از یک سوم سؤالات را متوسط پاسخ داد. ارزیابی به سمت عدد 100، سبز رنگ و به سمت عدد صفر ، قرمز رنگ می شود.
در نهایت باید کلید ثبت پاسخ زده شود تا ارزیابی مورد قبول واقع گردد. سیستم به گونه ای طراحی شده است که پس از هر ارزیابی، فرم فرد دیگر ظاهر می شود تا فعالیت ارزیابی به اتمام رسد. پس از اتمام ارزیابی پیامی مبنی بر اتمام فرآیند ارزیابی مشاهده می شود.
منوی کارنامه من
در این منو، هر کدام از کارکنان ستاد می توانند دو گزارش از سیستم در خصوص وضعیت ارزیابی خود دریافت نمایند.
فرم ارزیابی 360 درجه
این فرم یا جدول، نتیجه ارزیابی فرد را با توجه به سؤالات پاسخ داده شده ارائه می کند . کارکنان ستاد می توانند در هر جدول مشاهده کنند که در کدام سؤال یا زمینه موفق تر از بقیه ابعاد ارزیابی عمل کرده اند. این جدول در واقع نوعی ارزیابی شخصی برای بهبود و ارتقا می باشد.
کارنامه
کارنامه، رتبه و جایگاه فرد را در بین همکاران واحد سازمانی نشان می دهد. این امکان برای مدیریت منابع انسانی یا مدیران بخش ها دیده شده است تا در خصوص جبران خدمات، پاداش، ارتقا و امکانات رفاهی و انگیزشی، بر اساس معیارهای مشخصی عمل کنند. در زیر هر کارنامه روند تغییرات امتیازات فرد در ارزیابی 360 درجه به صورت نمودار نشان داده شده است.
منوی نتایج ارزیابی
در این منو، برای مدیر منابع انسانی یا مدیران ارشد که سطح دسترسی بالایی در سیستم دارند، امکانی فراهم شده است تا ارزیابی تمامی افراد را در کلیه واحدها مشاهده کنند. ابتدا می توانند با انتخاب واحد و انتخاب فرد، گزارش «فرم ارزیابی 360 درجه » یا «کارنامه فرد » را مشاهده نمایند. در این سطح، کاربر می تواند حتی میزان ارزیابیِ ارزیابی کننده ها را بررسی نماید.
منوی جستجو
در منوی جستجو می توان تنها با درج اولین حروف نام خانوادگی فرد یا اولین اعداد کد شماره پرسنلی، تمامی افراد مرتبط با این حروف و اعداد را مشاهده نمود و در جدول ارائه شده، هر کدام از دو گزارش مورد نظر را دانلود کرد.
منوی برترین ها
در این منو کاربر قادر است تا رتبه بندی کارکنان را از بالاترین امتیاز تا پایین ترین امتیاز، در دو سطح سازمان و واحد مشاهده کند. با انتخاب واحد مورد بررسی می توان وضعیت کارکنان آن واحد را همراه با رتبه بندی امتیاز به دست آمده در نظام ارزیابی 360 درجه مشاهده کرد. همین امر با انتخاب سازمان نیز مهیاست. مدیرعامل سازمان یا مدیر منابع انسانی می تواند وضعیت افراد را از بالاترین امتیاز به پایین ترین امتیاز مشاهده کند و در صورت اتخاذ سیاست های انگیزشی، قادر است از این اطلاعات به خوبی استفاه نماید.
در دو منوی نظام نامه ارزیابی 360 درجه و راهنمای سیستم، فایل های نظام نامه و راهنمای نرم افزار گذاشته شده است و کاربران می توانند از این فایل ها برای استفاده بهتر از سیستم بهره برداری کنند.