5-چرخه مدیریت بهره وری مبنای اصلی استقرار نظام بهره وری در وزارت الف

یکی از مهم ترین دستاوردهای پیاده سازی نظام مدیریت بهره­ وری طراحی و استقرار سامانه مدیریت بهره وری وزارت الف  است که کاملاً مختص به آن مجموعه می ­باشد. این سامانه می تواند ابزارهای مناسب اجرای مراحل مختلف چرخه مدیریت بهره ­وری را در اختیار مدیران و کارشناسان قرار دهد و به گونه­ ای طراحی شده است که تمام فعالیت های دستی یا مبتنی بر مکاتبات را حذف کرده و امکان توسعه مدیریت دانش را در زمینه بهره ­وری فراهم ساخته است.

اطلاعات از مهم ترين زير‌ساخت هاي مديريت در يك سازمان مي ‌باشد. نحوه دريافت داده ‌ها، پردازش روي آنها و تبديل آنها به اطلاعات مفيد و مورد نياز، در عصر تكنولوژي اطلاعات و اينترنت، ارزش بسيار زيادي پيدا كرده است. سامانه مدیریت بهره وری وزارت الف  دارای فواید و اهداف زیر است.

• تسهيل در امر گرفتن و ورود اطلاعات با اعتبارسنجي اطلاعات وارد شده
• سازماندهي و نگهداري الكترونيكي اطلاعات بطور مطلوب (Relational Database) و تهيه پشتيبان از آن با هزينه پايين با امكان ارتباط با بانك هاي اطلاعاتي ديگر مانند سیستم قیمت تمام شده، سیستم مدیریت استراتژیک، سیستم مالی و سیستم منابع انسانی در صورت وجود زمینه ارتباط و آمادگی سیستم های مورد نظر
• دريافت انواع گزارش های متنوع با توجه به نيازهاي كاربران با سرعت بسيار بالا
• جستجوي بسيار سريع در اطلاعات
• قابليت برقراري ارتباط با كاربران متعدد و ايجاد امنيت بسيار بالا براي اطلاعات برنامه و كاربران با تعيين نام كاربري و رمز عبور و تعيين حوزه‌ هاي دسترسي هر كاربر توسط سرپرست سيستم
• قابليت سفارشي‌سازي و برآورده‌كردن انتظارات هر حوزه با توجه به نيازها و ساختار آن

بخش هاي عمده سامانه به شرح می باشد:

بخش  نهاده

 در این بخش مدیریت نهاده ­های سیستم امکان پذیر است و کاربر می تواند میزان نهاده ­های سازمان برای بخش سازمانی خود را وارد نماید. در این سیستم به طور پیش فرض و بر اساس دستور العمل های سازمان ملی بهره­ وری نهاده ­های زیر تعریف و در نظر گرفته می  شود:

1. نهاده نیروی انسانی (جمع هزینه های پرسنلی شامل حقوق و دستمزد،کارانه، عیدی، پاداش، بیمه و هر آنچه که سازمان برای نیروی انسانی هزینه می کند)
2. نهاده مصارف واسطه ای (شامل هزینه های نوشت افزار، سیستم های کامپیوتری، خرید خدمات مشاوره، تلفن و اینترنت، هزینه خدمات، هزینه ایاب و ذهاب و تعمیرات سیستم ها و پرینترها و …)
3. نهاده انرژی (جمع هزینه های آب، برق،گاز و تلفن)

بخش  ستانده

در بخش ستانده دو بخش ورود اطلاعات و مشاهده اطلاعات وجود دارد. در بخش ورود اطلاعات با انتخاب هر بخش و سال یا دوره مورد بررسی، کاربر قادر است تا به ازای تمامی مأموریت ها و فعالیت ­های واحد سازمانی به ورود اطلاعات مرتبط با ستانده اقدام نماید. در این بخش جدولی مشاهده می شود که شامل عبارات مأموریت، فعالیت، ستانده، ستانده کل، ستانده کیفی و شاخص ستانده در سیستم بهره وری است. عناوین فوق برای تمامی واحدهای سازمانی در سیستم مدیریت بهره وری تعیین می شود و کاربران این عناوین را در زمان انتخاب منوی ستانده مشاهده می کنند.

1. مأموریت: در واقع فلسفه وجودی واحد سازمانی مورد بررسی است و در یک مطالعه علمی با بررسی ساختار سازمانی و شرح وظایف و همچنین جلسات کارشناسی با مدیران و کارشناسان واحد تعیین شده است.
2. فعالیت: فعالیت ها تعیین کننده اقدامات عملی و مشخص واحد سازمانی هستند و در ادامه مأموریت های سازمانی تعیین شده اند.
3. نماگر ستانده: شاخصی است که تعیین کننده میزان خروجی یا ستانده هر فعالیت واحد سازمانی است.
4. نماگر ستانده کل: نشان دهنده میزان کل ستانده واحد سازمانی است اگر تمامی فعالیت خود را عملی سازد. در برخی از مواقع ستانده کل معادل ستانده است.
5. نماگر ستانده کیفی: نشان دهنده آن تعداد از ستانده است که از میان کل ستانده های انجام شده به خوبی و در کیفیت مورد انتظار حاصل شده است.
6. شاخص ستانده در سیستم بهره وری: این شاخص از تقسیم نماگر ستانده کیفی به نماگر ستانده کل به دست می آید. 

بخش اثربخشی

در این بخش سه زیر بخش اثربخشی نهاده­ ها، اثربخشی ستانده  و اثربخشی واحد وجود دارد. اثربخشی از تقسیم عملکرد واقعی واحد سازمانی هم در جذب منابع  و هم در تحصیل نتایج یا ستانده بر عملکرد پیش بینی شده به دست می آید. گاه در برخی از سازمان ها اثربخشی نهاده ها نیز از اهمیت بالایی برخوردار است. مدیرانی که در جذب منابع موفق عمل می­کنند، می­توانند در دستیابی به ستانده تعیین شده نیز موفق ­تر عمل کنند. در این بخش بر میزان تحقق اهداف تأکید می­ شود ودر هر سازمانی ارزیابی عملکرد یعنی میزان اهداف به دست آمده که از اهمیت بالایی برخوردار است . در  این سیستم و در این بخش، مدیران می توانند از نتایج آن به خوبی استفاده نمایند.

بخش کارایی

در بخش کارایی سه زیر بخش کارایی شاخص،کارایی واحد و برترین واحد در کاهش هزینه وجود خواهد داشت. در زیر بخش اول کاربر می تواند وضعیت کارایی را برای هر فعالیت و هر نهاده و یا برای کل عوامل بررسی کند. کارایی از تقسیم نماگر ستانده بر میزان هر یک از نهاده های وارد شده محاسبه می ­شود. این شاخص نشان دهنده میزان استفاده درست از منابع است. روند صعودی آن می ­تواند نشان دهد که واحد سازمانی توانسته است تا با منابع کمترستانده­ های بیشتری به دست آورد. در این زیر بخش کاربر می تواند با تعیین واحد سازمانی و همچنین یک فعالیت مشخص وضعیت کارایی نهاده­ ها و همچنین کارایی کل عوامل را مشاهده کند. کارایی کل عوامل از تقسیم ستانده بر جمع نهاده ها به دست می آید.

بخش بهره وری

در بخش بهره ­وری سه ­زیر بخش شامل بهره ­وری فعالیت، بهره­ وری واحد، رشد بهره ­وری واحد و رشد بهره­ وری فعالیت واحد است.

در زیر بخش  بهره ­وری واحد می  توان با انتخاب واحد سازمانی و دوره مورد بررسی برای هر یک از نهاده ­های سیستم و همچنین برای کل عوامل میزان بهره­ وری را برای مقادیر واقعی و مقادیر پیش بینی شده مشاهده نمود و گزارش های لازم را دریافت کرد. بهره ­وری نیروی انسانی، بهره­وری هزینه­ های واسطه ای، بهره ­وری انرژی و بهره ­وری کل عوامل تولید (TFP) از گزارش های این بخش می  باشد. نمودارهای ارائه شده مقایسه بین  بهره ­وری برنامه ریزی شده و بهره ­وری واقعی را (داشبورد بهره وری) میسر می سازد. این بخش می تواند  گزارش های کاملی از بهره ­وری    فعالیت ­ها و بهره ­وری کل واحدسازمانی را ارائه کند.

بخش برترین ها

بخش برترین  ها قادر است تا برای مدیران ارشد مقایسه ای بین واحدهای سازمانی انجام داده و در نهایت در زیر بخش های زیر گزارش های مناسبی برای انتخاب برترین واحدها ارائه کند.

1. کاراترین واحد سازمانی
2. اثربخش ترین واحد سازمانی
3. بهره ­ورترین واحد سازمانی ستاد

با انتخاب دوره زمانی، واحدهای سازمانی برتر قابل شناسایی است. بدین ترتیب می­ توان واحدهای سازمانی را رتبه بندی کرده و بخش های برتر را به منظور اعمال سیاست های تشویقی شناسایی نمود.

 بخش ارزیابی /برنامه ­ریزی /بهبود بهره­ وری

در این سامانه تلاش شد تا تمامی فعالیت ­های مرتبط با ارزیابی نتایج اندازه گیری بهره­ وری و تعریف پروژه­ ها یا اقدامات بهبود در سامانه صورت گیرد و از انجام امور به صورت دستی یا کاغذی پرهیز گردد. این مهم می­ تواند نتایج زیر را به دنبال داشته باشد:

1. صرفه جویی در زمان و هزینه فعالیت ­های ارزیابی و برنامه ­ریزی و بهبود
2. ایجاد سرعت در اجرای چرخه مدیریت بهره ­وری در سازمان
3. حفظ سوابق ارزشمند در ارتقای بهره ­وری در تمامی سطوح

مهم ترین ویژگی های سامانه مدیریت بهره وری

جامعیت

سامانه مدیریت بهره وری به گونه ای طراحی و مستقر می شود که قادر است تمام فعالیت های سازمان اعم از فعالیت های اصلی و پشتیبانی را پوشش دهد. از آنجا که شاخص های ستانده بر اساس شرح وظایف ادارت کل در ستاد و واحدهای استانی طراحی شده است، می توان گفت این سامانه تمام فعالیت های وزارت الف  را در بر خواهد  دارد.

یکپارچگی

این سامانه قادر است در صورت وجود زیر ساخت های لازم با سایر سامانه ها  نظیر سیستم قیمت تمام شده، سیستم برنامه ریزی و همچنین سیستم مالی دارای ارتباط یکپارچه باشد.

مدیریت دانش بهره وری

از آنجا که تمامی تعاملات اعم از سنجش، ارزیابی، برنامه ریزی و بهبود یا کنترل پروژه های بهره وری در سامانه مدیریت بهره وری صورت می گیرد و سوابق به طور کامل در این سامانه نگهداری می شود، می توان گفت مدیریت دانش و نگهداری تجارب  ارزشمند در سازمان صورت خواهد پذیرفت و مدیران و کارشناسان هر زمان می توانند به نمونه تجارب ارزشمند در سال های مختلف مراجعه نمایند.

گزارش های طرح

گزارش اول- نظام نامه مدیریت بهره وری وزارت الف (به همراه کلیات و مبانی نظری)

گزارش دوم- راهنمای سامانه مدیریت بهره وری افق 

گزارش سوم- گزارش چرخه مدیریت بهره وری وزارت الف شامل :

• گزارش اندازه گیری بهره وری
• گزارش ارزیابی بهره وری
• گزارش برنامه ریزی بهره وری
• گزارش راهکارهای بهبود بهره وری